Vertragsmanagement
Verträge planen, schließen & verwalten – in SAP integriert, transparent & compliant

Vertragsmanagement

Können Sie ad hoc sagen, wo welche Verträge, Dokumente und E-Mails in Ihrem Unternehmen abgelegt sind? Welche davon aktuell oder veraltet sind? Wann Vertragsfristen auslaufen und wie hoch die laufenden Zahlungsverpflichtungen sind? Die Beantwortung dieser Fragen erforderte bisher in der Praxis meist einen hohen administrativen Aufwand. Vertragsmanagement für SAP schafft dabei jetzt Abhilfe.

Mit dem in SAP-Systeme integrierten Vertragsmanagement managen Sie sämtliche Vereinbarungsarten übersichtlich und revisionssicher während ihres gesamten Lebenszyklus – von Vertragserstellung über Monitoring bis hin zu Archivierung und kontrollierter Vernichtung. Behalten Sie in allen Vertragsphasen den Überblick über Fristen und Zahlungen – dank cleverer Funktionen und Automatismen.

Mit der revisionssicheren elektronischen Akte der Lösung sind die Verträge (Arbeitsverträge, Dienstleistungsverträge, Mieterakte etc.) und vertragsrelevante Dokumente für die Mitarbeiter nur einen Klick entfernt – und so jederzeit verfügbar. Zusätzlich überwacht der Termin- und Fristen-Agent die Vertragslaufzeiten und erinnert den Mitarbeiter rechtzeitig, um einen Vertrag zu beenden oder zu günstigeren Konditionen zu verhandeln.

Verträge aktiv managen
- sämtliche Vereinbarungsarten inklusive aller zugehörigen Dokumente, E-Mails etc.
- revisionssicher
- von der Anfrage, Ausschreibung und Angebot über Vertragsabschluss und Controlling bis hin zu Kündigung und kontrollierter Vernichtung.
Diverse Analysemöglichkeiten
- Zahlungsverpflichtungen langfristig im Blick
- Vertragskündigungen simulieren – Entscheidungen überlegt treffen
- Termine und Fristen mit einem integrierten Ereignis-Agent nicht mehr verpassen
Transparenz und volle Kontrolle
- zentrale, strukturierte Ablage aller Verträge
- Entspricht den Anforderungen nationaler und internationaler Gesetzgebungen
- Risikomanagement zur frühzeitigen Identifizierung und Minimierung von Risiken.

Elektronische Akte & automatisierte Dokumentenerstellung
- per Drag & Drop einfach ablegen
- per Volltextsuche umfassend recherchieren
- Versionierung & Versionsvergleich der Dokumentenentwicklung
- Dokumentengenerierung manuell oder automatisiert möglich – minimiert Fehler und spart Zeit
100% Integration in Microsoft- und IBM-Notes-Systeme
- Dokumente und Informationen aus MS-Office-Anwendungen heraus in die elektronische Akte ablegen
- Inhalte aus dem SAP-System direkt in der E-Mail-Anwendung durchsuchen
- E-Mails aus MS Outlook und IBM Notes mit nur einem Klick inkl. Anhänge und Formatierung in die Akte importieren
Digitale Unterschrift
- Zeit und Aufwand durch elektronische Unterschriften sparen
- mit der webbasierten Lösung DocuSign mobil und offline einsetzbar
- Verträge erstellen, verwalten, signieren und rechtssicher archivieren
- elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec möglich

Ihr Nutzen

Das Vertragsmanagement steigert die Effizienz sowie Planungs- und Steuerungsfähigkeit Ihres gesamten Unternehmens und verleiht Ihnen in einem Maße Kontrolle über Risiken und finanzielle Entscheidungen, wie es vorher undenkbar war.

In der Summe führt dies zu enormen Einsparungspotenzialen, die Sie nur mit einer Best-Practice-Lösung voll ausschöpfen können.

DSGVO-Konformität

Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem arbeiten Sie stets DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind. Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert (nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeiter) oder komplett eigenständig.

Technische Aspekte

Das Comsol Vertragsmanagement ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Egal mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Dafür stehen die Zertifikate „SAP Certified – Powered by SAP NetWeaver“ sowie „SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA“.

Die Lösung lässt sich innerhalb einer bestehenden SAP-Umgebung, aber auch als eigenständiger Kontraktserver, der Referenzen zu anderen SAP-System-Installationen bildet, implementieren.